Notulen algemene jaarlijkse ledenvergadering

9 november 2018

Opening van de vergadering om 20.06 u door de voorzitter Rein Reinsma. Welkom ereleden. mededelingen: felicitatie en zang voor Johan die jarig is. Aansluitend wordt een door Francisco gemaakt filmpje getoond met een impressie van de vereniging. Afmeldingen van Harry Zwanenburg, Wietske de Jong, Richard Blaauw, Jack Jansma, Hester Klarenbeek, Werner Zuurbier, Liesbeth Steenbergen, Ylona Kruis, Janet Werkema, Sjack Jansma.

Bij de mailing voor deze vergadering is iets misgegaan waarvoor excuses.

Notulen van de vorige jaarvergadering van 24-4-17: ongewijzigd goedgekeurd, komen als definitief op de site.
Jaarverslagen: BWC door John vd Wiel. Voor komend weekend is er nog sterke behoefte aan vrijwilligers. Wegwedstrijden: Uilke: er zijn eer aantal evenementen geweest; ook hierbij staan de problemen met de vrijwilligers op de voorgrond. Peter Reitsma ondersteunt hierbij. Jeugd: Richard Blaauw heeft verslagje gemaild, voorgelezen door Francisco. Mila (Roel): loopt prima. 25-30 atleten.
Punt 4 en 5 worden omgedraaid om de winnaar van de Andriol beker bijtijds te kunnen laten vertrekken. Pieter krijgt het woord. Betreft de beker voor de atleet met de meeste clubrecords: Daan Jaarsma. De beker wordt onder luid applaus in ontvangst genomen.
Stand van zaken beleidsplan. Francisco leidt in en Yke Schouwstra geeft uitleg over de stand van zaken. Zij is door het bestuur gevraagd om dit te schrijven vanwege het feit dat na de vorige jaarvergadering behoeft was aan een meer uitgebreid en gedetailleerd plan. Zij heeft zich toegelegd op het technisch beleidsplan. Het belang van een technische commissie wordt besproken. Het beleidsplan is een sturing middel waarin de uitvoering wordt beschreven. Ze heeft bij verschillende andere verenigingen de website bekeken. (Beverwijk, DEM, Leonitas) TC zou moeten bestaan uit een lid van bestuur, trainers coördinator en nog enkele andere leden. Het moet regelmatig worden aangepast, het beeld verandert over de tijd met verschillende loopvormen (ultraloop etc). het geheel is niet af, het is een eerste aanzet maar wel volledig uitgewerkt. Het is de bedoeling de leden verder te informeren als het klaar is, inclusief een visiedocument en vrijwilligers beleid. Er moet een duidelijk plan komen hoe we er mee omgaan. Discussie. Wel of niet verplichten, geen sancties etc. Het bestuur zal dit oppikken
Financieel jaarverslag en vaststelling begroting:. Afgelopen jaar negatief resultaat 4600,- minder leden minder contributie. Bestuurskosten hoger (oa pin automaat); vrijwilligersfeest; clubkosten door presentatiegids; overige lasten veel materiaal. Er is nog een flink saldo van 109.000,- . opbrengsten zijn ook hoger geworden. Commissies zijn gevraagd met een begroting te komen, dit is door de penningmeester uitgewerkt; we stevenen af op een verlies van 6900,- door hogere kosten in 2018. Om dat dragelijker te houden is het voorstel de contributie 10,- te verhogen en voor pupillen gelijk te houden. Discussie over verschillende posten waaronder de verlichting en de hoogte van de verhoging. Sponsor commissie gaat ook nog verder aan de slag. Paul geeft naar aanleiding hiervan een korte toelichting op lopeninfriesland.nl waarop hopelijk ook sponsors op af komen. Marathon en 4 mijl leveren ook wat op. De weg-lopen kunnen wel wat duurder worden. Voorstel van John om de bijdrage voor de winterlopen voor leden goedkoper te maken dan voor niet leden, een gedifferentieerd tarief (bijv 15,- resp 20,-); dit wordt positief ontvangen. Na stemming wordt besloten tot een contributie verhoging van 15,- voor volwassenen en 10,- voor jeugdleden en 0,- voor pupillen. Dit gaat in nadat de leden zijn geïnformeerd. Er wordt nog gedacht over een gedifferentieerde contributie voor de jeugd afhankelijk van hoe frequent getraind wordt.
Verslag kascommissie: (Gerald) er zijn 5 punten gewijzigd, waarna akkoord en decharge wordt verleend.
Kascommissie Gerald treedt uit, Anneke Heynis stelt zich beschikbaar voor de kascommissie volgend jaar.
Vastelling begroting en contributie. De begroting wordt vastgesteld en de contributie verhoogd, zie punt 6.
Pauze
Uitslag LAC seizoen 2017/2018 lange afstand club competitie. De prijswinnaars hebben een mail gehad; degenen die zonder afmelding niet aanwezig waren lopen de prijs mis. Prijzen worden uitgereikt door Gerald Hoogeveen met een toespraakje en applaus.
Beleid grensoverschrijdend gedrag. Arthur geef toelichting: naar aanleiding van het rapport van NOC/NSF over misbruik in de sport is duidelijk dat elke sportvereniging over een vertrouwenscontactpersoon dient te beschikken en dat de trainers en coaches die met de jeugd omgaan over een zg verklaring omtrent gedrag beschikken. Dit wordt door de vereniging aangevraagd en is in principe kosteloos. De leden die dit gaan invullen zijn Anneke Heynis en Verona Fortuin. Deze hebben samen met Helga Wispelweij de cursus gevolgd die daarvoor bestaat. Binnenkort zullen zij zich op de website kenbaar maken en we willen zo zeer laagdrempelig de VCP benaderbaar laten zijn. De contactpersonen stellen zich voor en geven zelf nog een korte toelichting.
Mutaties bestuur: uitgetreden zijn Jan Boonstra per 1-7-17, Rein Reinsma per heden. Beiden worden toegesproken en krijgen bloemen en een bon. Bovendien krijg de afredende voorzitter de 5×1 beker uitgereikt als dank voor zijn vele verdiensten van de afgelopen jaren. Toegetreden Helga Wispelweij algemeen bestuurslid en opvolger van Jan Boonstra. De vacature voorzitter is nog niet opgevuld en zal voorlopig worden waargenomen door Arthur Poelmann; we zijn dringend op zoek naar een nieuw bestuurslid en zullen zodra die gevonden is de taken herverdelen.
Aftredende commissieleden: Karin Zwart als lid BWC; Hester Klarenbeek als lid jeugdcommissie (niet aanwezig) en Werner Zuurbier (website, niet aanwezig). Joost Tijssen voor financieel beheer de afgelopen jaren. Allen worden hartelijk bedankt voor hun inzet.
Uitreiking 11111 beker: zie punt 13.
Rondvraag: kan het terrein rookvrij worden?. Moet nog bij de gemeente worden aangemeld; als Horror kunnen we wel rookvrij borden aanvragen, als aan bepaalde criteria wordt voldaan zijn deze gratis. Hier wordt nog werk van gemaakt. Voorstel jaarverslag op het grote scherm projecteren. Idee winterloop, 10 clinics en shirt als pakket voor bij 47,- al bij sv Friesland. Vraag van Peter vd Meeren over de website. Er is wel commentaar op: weinig overzichtelijk, door de koppeling met facebook verdwijnen nieuwitems snel naar beneden en heeft het meer het imago van FB-achtig gebabbel en niet een officiële verenigings-site. Wat ook erg gemist wordt is een activiteiten agenda waar alles op staat. Paul reageert. Het is niet gelukt met de vorig beheerder dit in orde te krijgen. Het heeft zeer de aandacht met prioriteit. Verder geeft Paul Clement nog een korte toelichting op SBS 2.0 met een mogelijk nieuwe site hardlopen in sneek.nl.
De voorzitter sluit de vergadering om 22. 50